Printable Дневник за управление на времето

Всеки ред записва дата, задача, категория, прогнозна продължителност, действителна продължителност, енергия/фокус и резултат — 14 реда на страница. Това отразява дисциплината на записване зад Peter Drucker в 'The Effective Executive' (HarperBusiness, 1967), където Drucker настоява, че ръководителите трябва първо да знаят накъде наистина отива времето им, преди да могат да го управляват. Колоните с прогнозно спрямо действително разкриват заблудата на планирането в собствената ти работа.

Повечето хора систематично подценяват продължителността на задачите — това е добре известната заблуда на планирането, документирана в по-широките трудове на Kahneman върху преценките. Проследяването на двете колони за две до четири седмици изгражда калибриране: откривате, например, че срещите 'от един час' всъщност продължават 90 минути, включително подготовката. Бъдещите оценки стават реалистични, графиците — по-малко нарушени, и групирането в стил Tim Ferriss ('The 4-Hour Workweek', Crown, 2007) става възможно, защото най-накрая знаеш реалните продължителности.

Приложенията автоматизират измерването; дневникът налага целенасочена рефлексия. Писането на колоната energy/focus и резултата на ръка те кара да забележиш кога си работил с нисък капацитет, какво е блокирано и какво да пренесеш напред — контекст, който приложенията не могат да уловят. Cal Newport в 'Deep Work' (Grand Central, 2016) твърди, че именно този метакогнитивен слой, а не необработените данни за времето, е това, което превръща проследяването в по-добри бъдещи графици.

Използвай пет до осем категории: прекалено малко скрива моделите, прекалено много фрагментира данните. Примери: дълбока работа, администрация, срещи, комуникация, учене, дълбока почивка. '7 Habits of Highly Effective People' на Stephen Covey (Free Press, 1989) и Матрицата на Айзенхауер, която популяризира, предполагат сортиране и по важност и спешност. След две седмици седмичните суми по категории разкриват накъде действително отиват часовете спрямо предположенията ти.

Две до четири седмици последователно записване разкрива пиковите прозорци за енергия и надценените типове задачи. Mark, Gudith и Klocke (2008, CHI conference) установиха, че превключването на задачи струва около 23 минути възстановително време — колоната energy/focus на дневника ти позволява да видиш как фрагментираните дни корелират с ниски оценки. До третата седмица разполагаш с достатъчно данни, за да преустроиш календара си около реалните прозорци на фокус.

Записвай значими работни блокове — всичко с продължителност 15 минути или повече — и групирай наистина малките точки като 'администрация' или 'комуникация'. Записването на всеки двуминутен имейл разрушава системата; пропускането на 90-минутни блокове осуетява целта. 'Getting Things Done' на David Allen (Penguin, 2001; преработено 2015) използва подобно правило за две минути: малките задачи се изпълняват, а не се записват. Проследявай само това, което си заслужава анализ.

Записването на задачи само след приключването им, по памет, вместо записване на оценки преди започването им. Без реална прогноза не можеш да измериш заблудата на планирането или да подобриш калибрирането. Колоната 'Очаквано време' трябва да бъде попълнена преди началото на работата. Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) върху вниманието също предлага отбелязване на контекста преди превключването на контекст, което дневникът естествено насърчава.

Да — това е най-силното му приложение. Съпоставяй високите оценки за енергия/фокус с времето от деня и типа задача. В рамките на две до три седмици прозорецът с най-висококачествен фокус става очевиден. Cal Newport в 'Deep Work' (Grand Central, 2016) препоръчва да планираш когнитивно взискателната работа в този прозорец и да я защитаваш от срещи. Данните, а не общите съвети, ти казват дали си сутрешен или следобеден работник на дълбока работа.