Printable Jurnal Pengurusan Masa

Setiap baris merekod tarikh, tugas, kategori, tempoh anggaran, tempoh sebenar, tenaga/fokus, dan hasil, iaitu 14 baris setiap halaman. Ini mencerminkan disiplin merekod di sebalik buku The Effective Executive karya Peter Drucker (HarperBusiness, 1967), di mana Drucker menegaskan eksekutif mesti terlebih dahulu tahu ke mana masa mereka sebenarnya pergi sebelum mereka boleh menguruskannya. Lajur anggaran berbanding sebenar mendedahkan kesilapan perancangan dalam kerja anda sendiri.

Kebanyakan orang secara sistematik memandang rendah tempoh tugas, ini ialah kesilapan perancangan yang terkenal yang didokumenkan dalam kerja Kahneman yang lebih luas tentang pertimbangan. Menjejak kedua-dua lajur selama dua hingga empat minggu membina penentukuran: anda mendapati, contohnya, bahawa mesyuarat 'sejam' sebenarnya berjalan 90 minit termasuk persediaan. Anggaran masa depan menjadi realistik, jadual kurang rosak, dan pengelompokan gaya Tim Ferriss (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) menjadi mungkin kerana anda akhirnya tahu tempoh sebenar.

Aplikasi mengautomasikan pengukuran; jurnal memaksa refleksi yang sengaja. Menulis lajur tenaga/fokus dan hasil dengan tangan membuatkan anda menyedari bila anda bekerja pada kapasiti rendah, apa yang tersekat, dan apa yang perlu dibawa ke hadapan, konteks yang tidak dapat ditangkap aplikasi. Buku Deep Work karya Cal Newport (Grand Central, 2016) berhujah bahawa lapisan metakognitif ini, bukan data masa mentah, yang menukar penjejakan menjadi jadual masa depan yang lebih baik.

Gunakan lima hingga lapan kategori: terlalu sedikit menyembunyikan corak, terlalu banyak memecahkan data. Contoh: kerja mendalam, pentadbiran, mesyuarat, komunikasi, pembelajaran, rehat mendalam. Buku 7 Habits of Highly Effective People karya Stephen Covey (Free Press, 1989) dan Matriks Eisenhower yang dipopularkannya mencadangkan menyusun mengikut kepentingan dan kemendesakan juga. Selepas dua minggu, jumlah kategori mingguan mendedahkan ke mana jam sebenarnya pergi berbanding di mana anda menganggap.

Dua hingga empat minggu pencatatan konsisten mendedahkan tetingkap tenaga puncak dan jenis tugas yang dianggar berlebihan. Mark, Gudith, dan Klocke (2008, persidangan CHI) mendapati penukaran tugas menelan kos kira-kira 23 minit masa pemulihan, lajur tenaga/fokus dalam jurnal membolehkan anda melihat bagaimana hari yang berpecah-pecah berkaitan dengan penilaian rendah. Menjelang minggu ketiga, anda mempunyai data yang cukup untuk merekabentuk semula kalendar anda sekitar tetingkap fokus sebenar.

Catat blok kerja yang bermakna, apa-apa yang 15 minit atau lebih lama, dan kumpulkan item yang benar-benar kecil sebagai 'pentadbiran' atau 'komunikasi'. Mencatat setiap e-mel dua minit memusnahkan sistem; terlepas blok 90 minit mengalahkan tujuannya. Buku Getting Things Done karya David Allen (Penguin, 2001; disemak 2015) menggunakan peraturan dua minit yang serupa: tugas kecil dikendalikan, bukan dicatat. Jejak apa yang berbaloi dianalisis.

Mencatat tugas hanya selepas selesai, mengikut ingatan, dan bukannya menulis anggaran sebelum bermula. Tanpa ramalan sebenar, anda tidak boleh mengukur kesilapan perancangan atau meningkatkan penentukuran. Lajur masa anggaran mesti diisi sebelum kerja bermula. Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) tentang sisa perhatian juga mencadangkan mencatat konteks sebelum menukar konteks, yang secara semula jadi digalakkan oleh jurnal.

Ya, itu kegunaannya yang paling kukuh. Rujuk silang penilaian tenaga/fokus tinggi dengan masa hari dan jenis tugas. Dalam masa dua hingga tiga minggu, tetingkap fokus berkualiti tertinggi anda menjadi jelas. Buku Deep Work karya Cal Newport (Grand Central, 2016) mengesyorkan menjadualkan kerja yang menuntut secara kognitif dalam tetingkap itu dan melindunginya daripada mesyuarat. Data, bukan nasihat generik, yang memberitahu anda sama ada anda seorang pekerja mendalam waktu pagi atau petang.