Printable Dnevnik upravljanja s časom

Vsaka vrstica beleži datum, nalogo, kategorijo, ocenjeno trajanje, dejansko trajanje, energijo/osredotočenost in izid - 14 vrstic na stran. To zrcali disciplino beleženja iz The Effective Executive Petra Druckerja (HarperBusiness, 1967), kjer je Drucker vztrajal, da morajo vodje najprej vedeti, kam dejansko gre njihov čas, preden ga lahko upravljajo. Stolpca ocenjeno in dejansko razkrijeta zmoto načrtovanja v vašem delu.

Večina ljudi sistematično podcenjuje trajanje nalog - to je znana zmota načrtovanja, dokumentirana v širšem Kahnemanovem delu o presoji. Spremljanje obeh stolpcev dva do štiri tedne gradi umerjanje: odkrijete na primer, da 'enourni' sestanki dejansko trajajo 90 minut, vključno s pripravo. Prihodnje ocene postanejo realistične, urniki manj porušeni, in serijsko delo v slogu Tima Ferrissa (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) postane mogoče, ker končno poznate resnična trajanja.

Aplikacije avtomatizirajo merjenje; dnevnik vsiljuje premišljen razmislek. Ročno pisanje stolpca energija/osredotočenost in izida vas prisili, da opazite, kdaj ste delali z nizko zmogljivostjo, kaj se je zataknilo in kaj prenesti naprej - kontekst, ki ga aplikacije ne morejo zajeti. Deep Work Cala Newporta (Grand Central, 2016) trdi, da prav ta metakognitivna plast, ne surovi časovni podatki, sledenje pretvori v boljše prihodnje urnike.

Uporabite pet do osem kategorij: premalo skrije vzorce, preveč razdrobi podatke. Primeri: poglobljeno delo, administracija, sestanki, komunikacija, učenje, globok počitek. The 7 Habits of Highly Effective People Stephena Coveyja (Free Press, 1989) in Eisenhowerjeva matrika, ki jo je populariziral, predlagata tudi razvrščanje po pomembnosti in nujnosti. Po dveh tednih tedenske vsote po kategorijah razkrijejo, kam ure dejansko gredo proti temu, kjer ste predpostavljali.

Dva do štiri tedne doslednega beleženja razkrije okna vrhunske energije in vrste nalog s precenjenim trajanjem. Mark, Gudith in Klocke (2008, konferenca CHI) so ugotovili, da je preklapljanje nalog stalo približno 23 minut časa za okrevanje - stolpec energija/osredotočenost vam omogoča videti, kako se razdrobljeni dnevi ujemajo z nizkimi ocenami. Do tretjega tedna imate dovolj podatkov, da koledar preoblikujete okoli resničnih oken osredotočenosti.

Beležite smiselne delovne bloke - vse, kar traja 15 minut ali več - in resnično majhne postavke združite kot 'administracija' ali 'komunikacija'. Beleženje vsakega dvominutnega e-sporočila uniči sistem; zgrešitev 90-minutnih blokov pa izniči smisel. Getting Things Done Davida Allena (Penguin, 2001; predelano 2015) uporablja podobno dvominutno pravilo: drobne naloge se opravijo, ne beležijo. Sledite temu, kar je vredno analize.

Beleženje nalog šele po dokončanju, po spominu, namesto pisanja ocen pred začetkom. Brez resnične napovedi ne morete izmeriti zmote načrtovanja ali izboljšati umerjanja. Stolpec 'oceni čas' je treba izpolniti, preden se delo začne. Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) o ostankih pozornosti prav tako predlaga zapis konteksta pred preklapljanjem konteksta, kar dnevnik naravno spodbuja.

Da - to je njegova najmočnejša uporaba. Navzkrižno primerjajte visoke ocene energije/osredotočenosti s časom dneva in vrsto naloge. V dveh do treh tednih postane vaše okno najkakovostnejše osredotočenosti očitno. Deep Work Cala Newporta (Grand Central, 2016) priporoča razporejanje kognitivno zahtevnega dela v to okno in njegovo zaščito pred sestanki. Podatki, ne splošni nasveti, vam povedo, ali ste jutranji ali popoldanski poglobljeni delavec.