Printable Deník řízení času

Každý řádek zaznamenává datum, úkol, kategorii, odhadovanou dobu trvání, skutečnou dobu trvání, energii/zaměření a výsledek — 14 řádků na stránku. To zrcadlí nahrávací disciplínu za The Effective Executive od Petera Druckera (HarperBusiness, 1967), kde Drucker trval, aby manažeři nejprve věděli, kam jde jejich čas, dříve, než jej budou moct spravovat. Sloupce odhadnutí-oproti-skutečnosti exponují chybu plánu ve vaší vlastní práci.

Většina lidí systematicky podceňuje dobu trvání úkolu — toto je známá chyba plánu zdokumentovaná v širším díle Kahnemana na úsudku. Sledování obou sloupců po dobu dvou až čtyř týdnů buduje kalibraci: zjistíš, například, že 'jednorázové' setkání běží 90 minut včetně přípravy. Budoucí odhady se stanou realistickými, plány se rozpadnou méně a Tim Ferrissův dávkování (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) se stane možným, protože konečně znáš skutečné trvání.

Aplikace automatizují měření; deník vynucuje záměrnou reflexi. Zápis sloupce energie/zaměření a výsledek rukou tě dělá si všimnout, když ses pracoval při nízké kapacitě, co se zablokovalo a co se má přenášet — kontext, který aplikace nemohou zachytit. Kniha Deep Work od Cala Newporta (Grand Central, 2016) argumentuje, že tato metakognitivní vrstva, ne surová časová data, je to, co konvertuje sledování na lepší budoucí plány.

Používej pět až osm kategorií: příliš málo skrývá vzory, příliš mnoho fragmentuje data. Příklady: hluboká práce, admin, schůzky, komunikace, učení, hluboký odpočinek. Kniha 7 Habits of Highly Effective People od Stephena Coveye (Free Press, 1989) a matice Eisenhowera, kterou popularizovala, navrhují také třídění podle důležitosti a naléhavosti. Po dvou týdnech, týdenní součty kategorií odhalují, kam se hodiny skutečně jdou versus, kde ses předpokládal.

Dva až čtyři týdny konzistentního loggingu odhalí vrcholná energetická okna a přeceňované typy úkolů. Mark, Gudith a Klocke (2008, CHI konference) zjistili, že přepínání úkolů stálo přibližně 23 minut doby zotavení — sloupec energie/zaměření deníku ti umožní vidět, jak se fragmentované dny korelují s nízkými hodnocením. Do týdne tři, máš dost dat na redesign kalendáře kolem skutečných fokusů windows.

Protokoluj smysluplné pracovní bloky — cokoli 15 minut nebo déle — a seskupuj skutečně malé položky jako 'admin' nebo 'komunikace'. Záznam každých dvou minut e-mailu zničí systém; chybějící 90minutový bloky porazí bod. Kniha Getting Things Done od Davida Allena (Penguin, 2001; revidováno 2015) používá podobné dvou-minutové pravidlo: malé úkoly se handleují, ne protokolují. Sleduj, co stojí za to analyzovat.

Úkoly protokolují jen po dokončení, z paměti, spíše než psání odhadů před začátkem. Bez skutečné předpovědi, nemůžeš měřit chybu plánu nebo zlepšit kalibraci. Sloupec odhadnutá_doba_trvání musí být vyplněn před práce začíná. Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) na attention residue také navrhuje si poznamenat kontext před přepínáním kontextu, který deník přirozeně podporuje.

Ano — to je jeho nejsilnější použití. Křížní vysoká hodnocení energie/zaměření oproti času v den a typu úkolu. Do dvou až tří týdnů, tvé nejvyšší kvalitní okno zaměření je zřejmé. Kniha Deep Work od Cala Newporta (Grand Central, 2016) doporučuje plánování kognitivně náročné práce v tom okně a ochranu ji ze schůzek. Data, ne všeobecný porada, vám říkat, zda jste ranní nebo odpolední hluboký pracovník.