Tidsstyringsdagbog til udskrivning

Hver række registrerer dato, opgave, kategori, estimeret varighed, faktisk varighed, energi/fokus og resultat – 14 rækker pr. side. Det afspejler registreringsdisciplinen bag Peter Druckers The Effective Executive (1967), hvor Drucker insisterede på, at ledere først må vide, hvor deres tid faktisk går hen, før de kan styre den. Kolonnerne for estimeret og faktisk tid afslører planlægningsfejlslutningen i dit eget arbejde.

De fleste undervurderer systematisk, hvor lang tid opgaver tager — den velkendte planlægningsfejlslutning, som er dokumenteret i Kahnemans bredere arbejde om menneskelig dømmekraft. Når du udfylder begge kolonner i to til fire uger, kalibrerer du dine skøn: du opdager for eksempel, at møder på 'en time' i virkeligheden tager 90 minutter inklusive forberedelse. Dine fremtidige skøn bliver realistiske, dine planer holder bedre, og batching i Tim Ferriss-stil (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) bliver mulig, fordi du endelig kender den reelle varighed.

Apps automatiserer målingen; dagbogen tvinger dig til bevidst refleksion. Når du skriver energi/fokus-kolonnen og resultatet i hånden, lægger du mærke til, hvornår du arbejdede på lavt blus, hvad der gik i stå, og hvad der skal videre – kontekst, som apps ikke kan fange. Det er netop det refleksionslag, ikke de rå tidsdata, der gør registreringen til bedre planer fremover.

Brug fem til otte kategorier: for få skjuler mønstre, for mange splitter dataene op. Eksempler: fordybet arbejde, administration, møder, kommunikation, læring, dyb hvile. Stephen Coveys 7 Habits of Highly Effective People (Free Press, 1989) og den Eisenhower-matrix, han gjorde populær, foreslår også at sortere efter vigtighed og hastegrad. Efter to uger viser de ugentlige totaler pr. kategori, hvor timerne faktisk går hen, i forhold til hvor du troede, de gik hen.

To til fire ugers konsekvent logning viser dine energitoppe og de opgavetyper, du fejlvurderer. Hyppige skift mellem opgaver gør det sværere at finde tilbage til fokuseret arbejde – dagbogens energi/fokus-kolonne viser, hvordan opsplittede dage hænger sammen med lave vurderinger. I uge tre har du nok data til at omlægge din kalender efter dine reelle fokusvinduer.

Registrér meningsfulde arbejdsblokke — alt på 15 minutter eller mere — og saml de helt små ting under 'administration' eller 'kommunikation'. Hvis du registrerer hver eneste mail på to minutter, ødelægger du systemet; hvis du mangler blokke på 90 minutter, forspilder du pointen. David Allens Getting Things Done (Penguin, 2001; revideret 2015) bruger en lignende tominuttersregel: små opgaver bliver klaret, ikke registreret. Registrér det, der er værd at analysere.

At logge opgaver først efter de er færdige, ud fra hukommelsen, i stedet for at skrive et estimat før start. Uden en reel forudsigelse kan du ikke måle planlægningsfejlslutningen eller forbedre dine estimater. Kolonnen 'Estimeret tid' skal udfyldes, før arbejdet begynder. Sophie Leroys (2009) forskning i opmærksomhedsrester – tanker om en uafsluttet opgave, der hænger ved i den næste – er også en god grund til kort at notere, hvor du slap, før du skifter; det opfordrer dagbogen naturligt til.

Ja — det er dens stærkeste anvendelse. Sammenhold høje vurderinger af energi/fokus med tidspunkt på dagen og opgavetype. I løbet af to til tre uger bliver det tydeligt, hvornår du har dit bedste fokus. Cal Newports Deep Work (Grand Central, 2016) anbefaler at lægge kognitivt krævende arbejde i det tidsrum og beskytte det mod møder. Det er dine data, ikke generiske råd, der fortæller dig, om du arbejder bedst fordybet om formiddagen eller om eftermiddagen.