Freelancedagboek om te printen

Notities per sessie laten je effectieve uurtarief zien, en dat wijkt af van het uurtarief dat je offreert. Zelfstandig werk omvat vaak uren die nooit op een factuur terechtkomen: telefoontjes, revisies, administratie. Door per rij de bestede tijd naast het bedrag te zetten zie je sluipende uitbreiding van de opdracht (scope creep) voordat die een project opslokt, en heb je onderbouwde gegevens als een klant een factuur betwist.

Nummer facturen doorlopend (INV-001) zodat je ze tegenover de IRS kunt onderbouwen, en zet de betaaldatum volgens de afgesproken termijn: 15 of 30 dagen. De IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') verplicht zelfstandigen een overzichtelijke administratie van hun inkomsten bij te houden. Met de twee kolommen samen kun je de pagina elke week doorlopen en elke rij vinden die na de vervaldatum nog onbetaald is.

Gebruik een kleine set: Concept, Verzonden, Betaald, Achterstallig, Geannuleerd. De IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') verlangt van zelfstandigen een administratie waarmee inkomsten en kosten zijn vast te stellen. Met vaste statuswaarden kun je elk jaar de rijen met Betaald optellen voor je inkomsten op Schedule C, en de rijen met Achterstallig vinden die aan het eind van het jaar misschien afgeschreven of geïncasseerd moeten worden.

Software zorgt voor automatisering; dit dagboek zorgt voor bewustzijn. De IRS (Publication 583, 'Starting a Business and Keeping Records') accepteert elk administratiesysteem dat inkomsten en kosten volledig vastlegt. Veel freelancers gebruiken beide: software voor facturen en belastingaangifte, het dagboek voor de discipline om op elke rij uurtarief, bestede tijd en status te zien, waardoor je scope creep opmerkt die automatisering verbergt.

Ja, met een uurtarief van nul of met een notitie. Onbetaald werk is geen inkomen, dus je hoeft het voor de inkomstenbelasting niet te registreren, maar door het bij te houden zie je wat een klant je werkelijk kost. Veel freelancers onderschatten revisies, telefoontjes en administratie; door op deze rijen de bestede tijd te noteren krijg je eerlijke gegevens om je prijzen aan te passen of vergelijkbaar werk voortaan af te slaan.

Gebruik aparte rij per project in plaats van per klant. De negen kolommen — datum, klant, project, uurtarief, bestede tijd, bedrag, factuurnummer, betaaldatum, status — bevatten verschillende projectlijnen onder één klantnaam. Een rij per project maakt het ook makkelijk om elke betaling aan de juiste factuur te koppelen en te zien welke projecten echt goed betalen.

Het gefactureerde bedrag verwarren met het ontvangen bedrag. De IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') wijst erop dat belastingplichtigen die op kasbasis werken inkomen opgeven wanneer het binnenkomt, niet wanneer het gefactureerd is. Houd de kolom status nauwgezet bij – zet een rij pas van Verzonden op Betaald als het geld echt binnen is – dan blijven je belastingcijfers eerlijk en zie je welke rijen met Achterstallig opvolging nodig hebben voordat ze oninbaar worden.

Wekelijks om achterstallige rijen op te sporen, maandelijks voor cashflow en de mix van klanten, elk kwartaal voor de belasting. De IRS (Publication 505, 'Tax Withholding and Estimated Tax') verplicht zelfstandigen om elk kwartaal een geschatte belasting te betalen, waardoor kwartaaltotalen praktisch noodzakelijk zijn. Met 15 rijen per pagina heeft een gemiddelde zelfstandige freelancer één of twee pagina's per maand nodig – klein genoeg om door te nemen zonder het uit te stellen.