Dagboek van geleerde lessen om te printen

Elke notitie heeft zes velden: situatie, resultaat, les die ik vandaag heb geleerd, wat ik anders zou doen, actiestappen, reflectie. Dat volgt de methode van de after-action review, die bij het Amerikaanse leger is ontstaan en door veel organisaties is overgenomen: beschrijf wat er gebeurde, wat er had moeten gebeuren, waarom er een verschil was en wat je de volgende keer verandert. Het veld actiestappen is de brug die inzicht omzet in ander gedrag.

Een les is een algemeen inzicht ('ik onderschat hoeveel voorbereiding iets kost'); 'wat ik anders zou doen' is een concrete gedragsverandering ('30% extra tijd inplannen bij schattingen'). Als je die twee door elkaar haalt, blijven lessen abstract en kun je er niets mee. Door ze te splitsen moet je in dezelfde notitie zowel abstraheren als concreet worden. David Allens Getting Things Done (Penguin, 2001; herzien 2015) maakt een vergelijkbaar onderscheid tussen een inzicht vastleggen en je vastleggen op een volgende actie.

Dagboeken verwerken gevoelens; dit dagboek haalt er overdraagbare kennis uit. De gestructureerde indeling met zes velden voorkomt afglijden in piekeren — elke notitie moet eindigen in actiestappen. Gestructureerde reflectie die eindigt in een concrete volgende stap verandert gedrag eerder dan open dagboekschrijven. Het sjabloon dwingt die structuur af, waardoor het moeilijker wordt notities te schrijven die betekenisvol voelen maar niets veranderen.

Gebruik het na elke beslissing, fout of verrassende uitkomst — niet volgens een vast dagelijks schema. Voor de meeste mensen zijn een paar notities per week genoeg. Dagelijks schrijven afdwingen wanneer er niets opmerkelijks gebeurde, levert holle inhoud op. Bewaar het dagboek voor momenten die je echt iets leren.

Drie soorten leveren het meeste inzicht op: uitkomsten die je verrasten (positief of negatief), beslissingen die je onder druk nam, en herhaalde fouten. Herhaalde fouten verdienen extra aandacht — een patroon is veel makkelijker te zien en te doorbreken als je het meer dan eens hebt opgeschreven. De velden situatie en wat ik anders zou doen richten zich hier rechtstreeks op.

Meestal duurt het weken van consequent gebruik, geen dagen, voordat een les zichtbaar wordt als een veranderd patroon. Het veld actiestappen is het omzettingsmechanisme — zonder dat blijven lessen theoretisch. Lally et al. (2010, European Journal of Social Psychology, 40(6)) vonden dat het vormen van een nieuwe gewoonte een mediaan van 66 dagen kostte, met een spreiding van 18 tot 254. Actiestappen moeten klein genoeg zijn dat je ze de volgende keer echt uitvoert.

Lessen zo algemeen opschrijven dat je er niets mee kunt. 'Beter communiceren' is nutteloos; 'de agenda 24 uur voor vergaderingen rondsturen' kun je uitvoeren. Een tweede fout: niet nagaan of je de actiestappen ook echt hebt gezet. Edwin Locke en Gary Latham (2002, American Psychologist, 57(9)) toonden aan dat specifieke doelen met feedback prestaties verbeteren – vage voornemens niet. Maak elke actiestap zo concreet dat je volgende week kunt controleren of je hem hebt gedaan.

Ja — de structuur loopt parallel aan formele after-action reviews uit projectmanagement. Voor teamgebruik vul je situatie en resultaat samen in en leg je daarna de individuele lessen vast voordat je ze deelt. Het veld actiestappen wordt de lijst met afspraken van de retro. After-action reviews worden breed gebruikt als instrument voor organisatieleren en leveren het meest op wanneer ze consequent worden toegepast.