Dziennik wyciągniętych lekcji do druku

Każdy wpis ma sześć pól: sytuacja, wynik, lekcja wyniesiona z dziś, co zrobić inaczej, kroki do podjęcia, refleksja. Odzwierciedla to metodę after-action review, która wywodzi się z armii USA i została przyjęta przez wiele organizacji — opisz, co się wydarzyło, co miało się wydarzyć, skąd wzięła się różnica i co zmienić następnym razem. Pole „Kroki do podjęcia” to most, który zamienia wgląd w zmianę zachowania.

Lekcja to ogólny wniosek („nie doceniam czasu potrzebnego na przygotowanie”); „Co zrobić inaczej” to konkretna zmiana zachowania („dodawać 30% zapasu do szacunków”). Łączenie ich sprawia, że lekcje pozostają abstrakcyjne i nie prowadzą do działania. Podział wymusza w jednym wpisie zarówno uogólnienie, jak i konkret. David Allen w Getting Things Done (Penguin, 2001; wydanie poprawione 2015) robi podobne rozróżnienie między zapisaniem spostrzeżenia a zobowiązaniem do następnego działania.

Dzienniki przetwarzają uczucia; ten dziennik wydobywa wiedzę, którą można przenieść na inne sytuacje. Uporządkowany format sześciu pól zapobiega popadaniu w roztrząsanie — każdy wpis musi kończyć się krokami do podjęcia. Uporządkowana refleksja, która kończy się konkretnym następnym krokiem, częściej zmienia zachowanie niż swobodne pisanie. Szablon wymusza tę strukturę, przez co trudniej pisać wpisy, które wydają się ważne, ale niczego nie zmieniają.

Używaj go po każdej decyzji, błędzie czy zaskakującym wyniku — nie według stałego dziennego harmonogramu. Większości ludzi wystarczy kilka wpisów w tygodniu. Wymuszanie codziennych wpisów, gdy nic istotnego się nie wydarzyło, daje puste treści. Zachowaj dziennik na chwile, które naprawdę czegoś uczą.

Najwięcej wglądu dają trzy typy sytuacji: wyniki, które cię zaskoczyły (pozytywnie lub negatywnie), decyzje podjęte pod presją i powtarzające się błędy. Powtarzające się błędy zasługują na szczególną uwagę — wzorzec dużo łatwiej dostrzec i przerwać, gdy zapiszesz go więcej niż raz. Pola „Sytuacja” i „Co zrobić inaczej” celują dokładnie w to.

Zwykle potrzeba tygodni regularnego używania, a nie dni, zanim lekcja przełoży się na zmieniony wzorzec. Pole „Kroki do podjęcia” to mechanizm tej przemiany — bez niego lekcje zostają teorią. Lally i in. (2010, European Journal of Social Psychology, 40(6)) ustalili, że wykształcenie nowego nawyku trwało w medianie 66 dni, w zakresie od 18 do 254. Kroki muszą być na tyle małe, żebyś naprawdę je wykonał następnym razem.

Formułowanie lekcji zbyt ogólnie, by dało się na ich podstawie działać. „Lepiej się komunikować” nic nie daje; „wysyłać agendę 24 godziny przed spotkaniem” — to już konkretne działanie. Kolejny błąd: niesprawdzanie, czy kroki do podjęcia zostały wykonane. Edwin Locke i Gary Latham (2002, American Psychologist, 57(9)) wykazali, że to konkretne cele wsparte informacją zwrotną napędzają wyniki — mgliste postanowienia tego nie robią. Formułuj każdy krok na tyle konkretnie, by w przyszłym tygodniu dało się sprawdzić, czy go wykonałeś.

Tak — struktura odpowiada formalnym przeglądom after-action stosowanym w zarządzaniu projektami. W zespole wypełniajcie sytuację i wynik wspólnie, a potem zapiszcie indywidualne lekcje, zanim je omówicie. Pole „Kroki do podjęcia” staje się listą zobowiązań z retrospektywy. Przeglądy after-action są szeroko stosowane jako narzędzie uczenia się organizacji i dają najwięcej, gdy prowadzi się je regularnie.