Printable Дневник управљања временом

Сваки ред бележи датум, задатак, категорију, процењено трајање, стварно трајање, енергију/фокус и исход — 14 редова по страници. Ово одсликава дисциплину бележења иза књиге The Effective Executive Питера Дракера (HarperBusiness, 1967), у којој је Дракер инсистирао да руководиоци прво морају знати куда им време заправо иде пре него што могу да њиме управљају. Колоне процењено наспрам стварног излажу заблуду планирања у вашем сопственом раду.

Већина људи систематски потцењује трајање задатака — то је добро позната заблуда планирања документована у Канемановом ширем раду о расуђивању. Праћење обе колоне током две до четири недеље гради калибрацију: откривате, на пример, да једночасовни састанци заправо трају 90 минута укључујући припрему. Будуће процене постају реалне, распореди мање нарушени, а груписање у стилу Тима Фериса (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) постаје могуће јер коначно знате стварна трајања.

Апликације аутоматизују мерење; дневник приморава на намерну рефлексију. Ручно писање колоне енергија/фокус и исхода чини да приметите када сте радили смањеним капацитетом, шта је блокирано и шта пренети даље — контекст који апликације не могу уловити. Књига Deep Work Кала Њупорта (Grand Central, 2016) тврди да управо овај метакогнитивни слој, а не сирови подаци о времену, претвара праћење у боље будуће распореде.

Користите пет до осам категорија: премало скрива обрасце, превише фрагментира податке. Примери: дубоки рад, администрација, састанци, комуникација, учење, дубоки одмор. Књига 7 Habits of Highly Effective People Стивена Ковија (Free Press, 1989) и Ајзенхауерова матрица коју је популаризовала предлажу разврставање и по важности и хитности. Након две недеље, недељни збирови по категоријама откривају куда сати заправо иду наспрам тога где сте претпостављали.

Две до четири недеље доследног бележења износи периоде врхунске енергије и врсте задатака чије трајање прецењујете. Mark, Gudith и Klocke (2008, CHI conference) утврдили су да пребацивање задатака кошта отприлике 23 минута времена опоравка — колона енергија/фокус у дневнику омогућава вам да видите како фрагментисани дани корелирају са ниским оценама. До треће недеље имате довољно података да редизајнирате свој календар око стварних периода фокуса.

Бележите смислене радне блокове — све од 15 минута или дуже — и групишите заиста ситне ставке као администрација или комуникација. Бележење сваког дводнинутног мејла уништава систем; пропуштање блокова од 90 минута поништава поенту. Дејвид Ален у књизи Getting Things Done (Penguin, 2001; ревидирано 2015) користи слично правило два минута: ситни задаци се обављају, не бележе. Пратите оно што вреди анализирати.

Бележење задатака тек по завршетку, по сећању, уместо писања процена пре почетка. Без стварне прогнозе, не можете измерити заблуду планирања ни побољшати калибрацију. Колона процењено време мора бити попуњена пре него што рад почне. Софи Лероа (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) о остатку пажње такође сугерише бележење контекста пре пребацивања контекста, што дневник природно подстиче.

Да — то је његова најјача употреба. Упоредите високе оцене енергије/фокуса са добом дана и врстом задатка. У року од две до три недеље, ваш период најквалитетнијег фокуса постаје очигледан. Књига Deep Work Кала Њупорта (Grand Central, 2016) препоручује заказивање когнитивно захтевног рада у том периоду и његову заштиту од састанака. Подаци, а не уопштени савет, говоре вам да ли сте јутарњи или поподневни радник дубоког рада.