Yazdırılabilir Serbest Çalışma Günlüğü

Oturum bazlı kayıtlar gerçek saatlik kazancınızı ortaya çıkarır; bu, teklif ettiğiniz saatlik ücretten (Ücret/sa) farklıdır. Serbest çalışmada çoğu zaman hiç faturaya yansımayan saatler olur: aramalar, revizyonlar, idari işler. Her satırda harcanan süreyi tutarın yanına kaydetmek, kapsam kaymasını projeyi tüketmeden önce ortaya çıkarır ve bir müşteri faturayı sorgularsa savunulabilir kayıtlar sağlar.

IRS'e karşı belgelendirme için faturaları sırayla numaralandırın (INV-001) ve ödeme vadesini kararlaştırılan koşullara göre belirleyin: Net-15, Net-30. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business'), serbest çalışan vergi mükelleflerinin düzenli gelir kayıtları tutmasını şart koşar. Bu iki sütun birlikte, sayfayı her hafta tarayıp vadesi geçtiği hâlde ödenmemiş görünen satırları bulmanızı sağlar.

Küçük bir değer kümesi kullanın: Taslak, Gönderildi, Ödendi, Gecikti, İptal Edildi. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business'), serbest çalışanların gelir ve giderlerini belirlemeye yetecek kayıtlar tutmasını şart koşar. Tutarlı durum değerleri, Schedule C geliri için Ödendi satırlarını yıllık olarak toplamanızı ve yıl sonunda silinmesi veya tahsilat işlemi başlatılması gerekebilecek Gecikti satırlarını belirlemenizi sağlar.

Yazılım otomasyonu üstlenir; bu günlük ise farkındalığı. IRS (Publication 583, 'Starting a Business and Keeping Records'), gelir ve giderleri eksiksiz kaydeden her türlü kayıt sistemini kabul eder. Birçok serbest çalışan ikisini birlikte kullanır: faturalar ve vergi beyanı için yazılımı; her satırda saatlik ücreti, harcanan süreyi ve durumu görme disiplini için günlüğü. Bu disiplin, otomasyonun gizlediği kapsam kaymasını yakalar.

Evet, saatlik ücreti sıfır yazarak veya bir not düşerek. Ücretsiz iş gelir değildir, bu yüzden gelir vergisi için kaydedilmesi gerekmez; ama takip etmek bir müşterinin size gerçek maliyetini ortaya çıkarır. Birçok serbest çalışan revizyonları, aramaları ve idari işleri olduğundan az tahmin eder; bu satırlarda harcanan süreyi kaydetmek, fiyatlarınızı yeniden belirlemek veya benzer işleri ileride geri çevirmek için dürüst veri sağlar.

Müşteri başına değil, proje başına ayrı bir satır kullanın. Dokuz sütun (tarih, müşteri, proje, saatlik ücret, harcanan süre, tutar, fatura numarası, ödeme vadesi, durum), tek bir müşteri adı altında ayrı proje satırlarına olanak tanır. Proje başına satır, her ödemeyi kendi faturasıyla eşleştirmeyi ve hangi projelerin gerçekten kazandırdığını görmeyi de kolaylaştırır.

Faturalanan tutarı tahsil edilen tutarla karıştırmak. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business'), nakit esasına göre vergilendirilen mükelleflerin geliri faturaladıklarında değil, tahsil ettiklerinde beyan ettiğini belirtir. Durum sütununu titizlikle tutmak, yani satırları ancak para hesaba geçtiğinde Gönderildi'den Ödendi'ye taşımak, vergi rakamlarınızı doğru tutar ve takip edilmesi gereken Gecikti satırlarını şüpheli alacağa dönüşmeden önce ortaya çıkarır.

Vadesi geçmiş satırları yakalamak için haftada bir, nakit akışı ve müşteri dağılımı için ayda bir, vergi için üç ayda bir. IRS (Publication 505, 'Tax Withholding and Estimated Tax'), serbest çalışan mükelleflerin tahmini vergilerini üç ayda bir ödemesini şart koşar; bu da üç aylık toplamları isteğe bağlı değil, pratik bir gereklilik hâline getirir. Sayfa başına 15 satırla tek başına çalışan tipik bir serbest çalışan için ayda bir iki sayfa yeterlidir; ertelemeden gözden geçirilebilecek kadar az.