Printable Nhật Ký Quản Lý Thời Gian

Mỗi hàng ghi ngày, nhiệm vụ, danh mục, thời lượng ước tính, thời lượng thực tế, năng lượng/tập trung, và kết quả — 14 hàng mỗi trang. Điều này phản chiếu kỷ luật ghi chép đằng sau The Effective Executive của Peter Drucker (HarperBusiness, 1967), nơi Drucker khăng khăng các giám đốc phải trước tiên biết thời gian của họ thực sự đi đâu trước khi họ có thể quản lý nó. Các cột ước tính so với thực tế tiết lộ sự thiên vị lập kế hoạch trong công việc của riêng bạn.

Hầu hết mọi người đánh giá thấp thời lượng nhiệm vụ một cách có hệ thống — đây là sự thiên vị lập kế hoạch nổi tiếng được ghi lại trong công việc rộng hơn của Kahneman về phán xét. Theo dõi cả hai cột trong hai đến bốn tuần xây dựng calibration: bạn khám phá, chẳng hạn, rằng 'một giờ' cuộc họp thực sự chạy 90 phút bao gồm chuẩn bị. Ước tính trong tương lai trở nên thực tế, lịch ít hỏng, và batching theo kiểu Tim Ferriss (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) trở nên khả thi vì cuối cùng bạn biết thời lượng thực tế.

Các ứng dụng tự động hóa phép đo; nhật ký buộc suy ngẫm có chủ đích. Viết cột năng lượng/tập trung và kết quả bằng tay khiến bạn nhận thấy khi bạn làm việc với năng lượng thấp, những gì bị chặn, và những gì để thực hiện tiếp theo — bối cảnh các ứng dụng không thể nắm bắt. Deep Work của Cal Newport (Grand Central, 2016) lập luận rằng lớp siêu nhận thức này, không phải dữ liệu thời gian thô, là những gì chuyển đổi theo dõi thành lịch tương lai tốt hơn.

Sử dụng năm đến tám danh mục: quá ít ẩn các mô hình, quá nhiều các đoạn dữ liệu. Ví dụ: công việc sâu, quản trị, cuộc họp, giao tiếp, học tập, nghỉ ngơi sâu. 7 Thói quen của những người hiệu quả cao của Stephen Covey (Free Press, 1989) và Ma trận Eisenhower nó phổ biến hóa gợi ý sắp xếp theo tầm quan trọng và cấp bách cũng. Sau hai tuần, xem xét hàng tuần danh mục tổng số tiết lộ nơi giờ thực sự đi so với nơi bạn giả định.

Hai đến bốn tuần ghi chép nhất quán tiết lộ cửa sổ năng lượng cao nhất và các loại nhiệm vụ được ước tính quá cao. Mark, Gudith, và Klocke (2008, CHI conference) thấy rằng chuyển đổi nhiệm vụ chi phí khoảng 23 phút thời gian phục hồi — cột năng lượng/tập trung của nhật ký cho phép bạn thấy cách ngày phân mảnh tương quan với xếp hạng thấp. Vào tuần ba, bạn có đủ dữ liệu để thiết kế lại lịch của bạn quanh cửa sổ tập trung thực tế.

Ghi nhật ký các khối công việc có ý nghĩa — bất cứ điều gì 15 phút hoặc dài hơn — và nhóm các mục thực sự nhỏ như 'quản trị' hoặc 'giao tiếp'. Ghi lại mỗi email hai phút phá hủy hệ thống; bỏ lỡ khối 90 phút đánh bại điểm. Getting Things Done của David Allen (Penguin, 2001; revised 2015) sử dụng quy tắc hai phút tương tự: các nhiệm vụ nhỏ bé được xử lý, không được ghi. Theo dõi những gì đáng phân tích.

Ghi lại các nhiệm vụ chỉ sau khi kết thúc, bằng bộ nhớ, thay vì viết ước tính trước khi bắt đầu. Nếu không có dự đoán thực tế, bạn không thể đo lường sự thiên vị lập kế hoạch hoặc cải thiện calibration. Cột 'thời lượng ước tính' phải được điền trước khi công việc bắt đầu. Sophie Leroy (2009, Tổ chức Hành vi và Quá trình Quyết định, 109(2)) về dư âm chú ý cũng gợi ý vẽ bối cảnh trước khi chuyển đổi bối cảnh, mà nhật ký tự nhiên khuyến khích.

Có — đó là cách sử dụng mạnh nhất của nó. Tham chiếu chéo xếp hạng năng lượng/tập trung cao so với thời gian trong ngày và loại nhiệm vụ. Trong hai đến ba tuần, cửa sổ tập trung chất lượng cao nhất của bạn trở nên rõ ràng. Deep Work của Cal Newport (Grand Central, 2016) khuyến nghị lập lịch công việc nhận thức trong cửa sổ đó và bảo vệ nó khỏi những cuộc họp. Dữ liệu, không phải lời khuyên chung chung, cho bạn biết liệu bạn là một công nhân sâu buổi sáng hay chiều.