Freelancejournal til udskrivning

Notater pr. session afslører din effektive timepris, som afviger fra den timepris, du har tilbudt. Selvstændigt arbejde rummer ofte timer, der aldrig kommer på en faktura – opkald, rettelser, administration. Når du registrerer tid brugt over for beløb i hver række, opdager du, at opgaven vokser (scope creep), før det opsluger et projekt, og du får holdbar dokumentation, hvis en kunde sætter spørgsmålstegn ved en faktura.

Nummerér fakturaerne fortløbende (INV-001) som dokumentation over for IRS, og sæt betalingsfristen efter de aftalte vilkår – Net-15, Net-30. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') kræver, at selvstændige skatteydere fører ordnede optegnelser over deres indtægter. De to kolonner tilsammen lader dig gennemse siden hver uge og finde de rækker, hvor status er ubetalt efter forfaldsdatoen.

Brug et lille sæt: Kladde, Sendt, Betalt, Forfalden, Annulleret. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') kræver, at selvstændige har optegnelser, der er tilstrækkelige til at opgøre indtægter og udgifter. Med konsekvente statusværdier kan du lægge rækkerne med Betalt sammen for hele året til indkomsten på Schedule C og finde rækker med Forfalden, som måske skal afskrives eller sendes til inkasso ved årets udgang.

Software står for automatiseringen; denne journal står for bevidstheden. IRS (Publication 583, 'Starting a Business and Keeping Records') accepterer ethvert system, der fuldt ud registrerer indtægter og udgifter. Mange freelancere bruger begge – software til fakturaer og selvangivelse, journalen til den reflekterende disciplin i at se timepris, tid brugt og status i hver række, hvilket afslører den voksende opgave, som automatiseringen skjuler.

Ja, med timeprisen sat til nul eller med en note. Ubetalt arbejde er ikke indkomst, så det skal ikke registreres til indkomstskatten, men når du registrerer det, ser du, hvad en kunde reelt koster. Mange freelancere undervurderer rettelser, opkald og administration – når du noterer tid brugt i disse rækker, får du ærlige data til at justere dine priser eller sige nej til lignende opgaver fremover.

Brug en særskilt række pr. projekt frem for pr. kunde. De ni kolonner – dato, kunde, projekt, timepris, tid brugt, beløb, faktura nr., betalingsfrist, status – kan rumme flere projektlinjer under ét kundenavn. En række pr. projekt gør det også let at matche hver betaling med sin faktura og se, hvilke projekter der reelt betaler sig.

At blande faktureret beløb sammen med indbetalt beløb. IRS (Publication 334, 'Tax Guide for Small Business') påpeger, at skatteydere, der opgør efter kontantprincippet, skal angive indkomst, når den modtages, ikke når den faktureres. Hold statuskolonnen omhyggeligt ajour – flyt kun rækker fra Sendt til Betalt, når pengene faktisk er gået ind – så er skattetallene ærlige, og du får øje på rækker med Forfalden, der kræver opfølgning, før de bliver til tab på debitorer.

Ugentligt for at fange forfaldne rækker, månedligt for likviditet og kundesammensætning, kvartalsvist for skatten. IRS (Publication 505, 'Tax Withholding and Estimated Tax') kræver, at selvstændige betaler foreløbig skat hvert kvartal, så kvartalstotaler er praktisk nødvendige, ikke valgfrie. Med 15 rækker pr. side har en typisk freelancer, der arbejder alene, brug for en eller to sider om måneden – lidt nok til at gennemgå uden at udskyde det.