Printable Ajanhallintapäiväkirja

Jokainen rivi kirjaa päivämäärän, tehtävän, kategorian, arvioidun keston, todellisen keston, energia/fokus ja tuloksen — 14 riviä per sivu. Tämä peilaa kirjaus-kurin takaa, jonka Peter Drucker'in The Effective Executive (HarperBusiness, 1967), jossa Drucker vaati johtajien ensin tietävät minne heidän aikansa oikeasti menee ennen kuin he voivat hallita sitä. Arvioidun-vastaan-todellisen sarakkeet paljastaa suunnittelun harhan omassa työssäsi.

Useimmat ihmiset systemaattisesti aliarvioin tehtävän kestoa — tämä on hyvin tunnettu suunnittelun harha dokumentoitu Kahneman'in laajemmassa työssa harkinnasta. Seuranta molempaan sarakkeeseen kaksi neljä viikkoa rakentaa kalibrointia: löydät esimerkiksi, että 'yksi tunti' kokous oikeasti kestää 90 minuuttia mukaan lukien valmistelu. Tulevaiset arviot tulevat realistisiksi, aikataulut vähemmän rikkinäiset ja Tim Ferriss-tyyli ryhmittely (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) tulee mahdolliseksi koska sinulla on vihdoin todelliset kestot.

Sovellukset automatisoivat mittauksen; päiväkirja pakottaa harkinnan heijastelu. Energia/fokus sarakkeen kirjoittaminen käsin ja tuloksen tekee sinulle huomata kun työskentelet matalalla kapasiteetilla, mitä estyi ja mitä tuoda eteenpäin — konteksti sovellukset ei voi kaappata. Cal Newport'in Deep Work (Grand Central, 2016) väittää tämä metakognitiivinen kerros, ei raaka aika-data, on mitä muuntaa seurantaa paremmiksi tuleviksi aikatauluiksi.

Käytä viisi kahdeksan kategorioita: liian harvat piilottaa kuviot, liian monet fragmentti dataa. Esimerkit: syvätyö, hallinto, kokoukset, kommunikaatio, oppiminen, syvä lepo. Stephen Covey'n 7 Habits of Highly Effective People (Free Press, 1989) ja Eisenhower Matrix se suosioi ehdottaa lajittelemista tärkeydellä ja kiireellisyydellä myös. Kahden viikon jälkeen, viikoittainen kategoria kokonaismäärät paljastaa minne tunnit oikeasti menee verrattuna missä oletti.

Kaksi neljä viikkoa johdonmukaisesta kirjaamisesta paljastaa huippu energia-ikkunat ja yli-arvioidut tehtävä-tyypit. Mark, Gudith ja Klocke (2008, CHI konferenssi) löysivät tehtävän vaihtamisen kustannukset noin 23 minuuttia palautumis aikaa — päiväkirjan energia/fokus sarake antaa sinulle nähdä kuinka pirstoutunut päivät korreloituvat mataliin arvostuksiin. Viikon kolme, sinulla on tarpeeksi dataa muuttaa kalenterisi todellisen fokus-ikkunan ympärille.

Kirjaa merkityksellisen työ-lohkot — kaikki 15 minuuttia tai pidemmällä — ja ryhmä todella pienet kohteet kuten 'hallinto' tai 'kommunikaatio'. Jokaisen kaksi minuuttia sähköpostin kirjaaminen tuhoaa järjestelmän; 90 minuuttia lohkon missaaminen vähentää pisteen. David Allen'in Getting Things Done (Penguin, 2001; tarkistettu 2015) käyttää samanlaista kaksi-minuuttia sääntöä: pienet tehtävät käsitelty, ei kirjattu. Seuraa mitä kannattaa analysoida.

Kirjaa tehtävät vasta valmistumisen jälkeen, muistista, pikemmin kuin arviointien kirjoittaminen ennen aloittamista. Ilman todellista ennustusta, et voi mitata suunnittelun harhausta tai parantaa kalibrointia. Arvioidun keston sarakkeen pitää täyttää ennen työn aloittamista. Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2)) huomiosta jäämisestä myös ehdottaa luonnonnollisen konteksti-vaihdon ennen konteksti-vaihtamista, jota päiväkirja luonnollisesti edistää.

Kyllä — se on sen vahvin käyttö. Risti-referenssit korkea energia/fokus arvostukset vastaan aikaa päivä ja tehtävä tyyppi. Kahden kolmen viikon sisällä, korkein laatu fokus-ikkuna tulee ilmeinen. Cal Newport'in Deep Work (Grand Central, 2016) suosittaa kognitiivisesti vaativien työn aikataulutusta tässä ikkunassa ja sen suojelemista kokouksista. Data, ei yleinen neuvo, kertoo sinulle oletko aamun tai iltapäivän syvätyöläinen.