Yazdırılabilir Zaman Yönetimi Günlüğü

Her satır tarih, görev, kategori, tahmini süre, gerçek süre, enerji/odak ve sonucu kaydeder — sayfa başına 14 satır. Bu, Peter Drucker'ın The Effective Executive (1967) kitabındaki kayıt disiplinini yansıtır: Drucker, yöneticilerin zamanı yönetebilmek için önce zamanlarının gerçekte nereye gittiğini bilmeleri gerektiğinde ısrar eder. Tahmini ve gerçek süre sütunları, kendi işinizdeki planlama yanılgısını ortaya çıkarır.

Çoğu insan görev sürelerini sistematik olarak olduğundan kısa tahmin eder; bu, Kahneman'ın yargı üzerine kapsamlı çalışmalarında belgelenen, iyi bilinen planlama yanılgısıdır. İki sütunu iki ila dört hafta boyunca takip etmek tahminlerinizi kalibre eder: örneğin 'bir saatlik' toplantıların hazırlık dahil aslında 90 dakika sürdüğünü keşfedersiniz. Gelecekteki tahminler gerçekçileşir, programlar daha az aksar ve Tim Ferriss tarzı işleri gruplama (The 4-Hour Workweek, Crown, 2007) mümkün hâle gelir, çünkü sonunda gerçek süreleri bilirsiniz.

Uygulamalar ölçümü otomatikleştirir; günlük ise bilinçli düşünmeye zorlar. Enerji/odak sütununu ve sonucu elle yazmak, ne zaman düşük kapasiteyle çalıştığınızı, neyin tıkandığını ve neyi sonraya taşımanız gerektiğini fark ettirir — uygulamaların yakalayamadığı bir bağlam. Takibi daha iyi gelecek planlarına dönüştüren şey ham zaman verisi değil, işte bu düşünme katmanıdır.

Beş ila sekiz kategori kullanın: çok az kategori örüntüleri gizler, çok fazlası verileri parçalar. Örnekler: derin çalışma, idari işler, toplantılar, iletişim, öğrenme, derin dinlenme. Stephen Covey'nin 7 Habits of Highly Effective People (Free Press, 1989) kitabı ve onun yaygınlaştırdığı Eisenhower Matrisi, işleri önem ve aciliyete göre de sıralamayı önerir. İki hafta sonra haftalık kategori toplamları, saatlerinizin varsaydığınız yere değil, gerçekte nereye gittiğini ortaya koyar.

İki ila dört haftalık düzenli kayıt, en yüksek enerji zaman dilimlerinizi ve süresini yanlış tahmin ettiğiniz görev türlerini ortaya çıkarır. Görevler arasında sık geçiş yapmak, yeniden odaklı çalışmaya dönmeyi zorlaştırır — günlüğün enerji/odak sütunu, bölük pörçük günlerin düşük puanlarla nasıl ilişkili olduğunu görmenizi sağlar. Üçüncü haftaya gelindiğinde takviminizi gerçek odak zamanlarınıza göre yeniden düzenlemeye yetecek veriniz olur.

Anlamlı iş bloklarını — 15 dakika veya daha uzun süren her şeyi — kaydedin, gerçekten küçük işleri ise 'idari işler' veya 'iletişim' altında gruplayın. İki dakikalık her e-postayı kaydetmek sistemi çökertir; 90 dakikalık blokları atlamak ise amacı boşa çıkarır. David Allen'ın Getting Things Done (Penguin, 2001; gözden geçirilmiş baskı 2015) kitabı da benzer bir iki dakika kuralı kullanır: küçük işler kaydedilmez, hemen halledilir. Analiz etmeye değer olanı takip edin.

Başlamadan önce tahmin yazmak yerine, görevleri bitirdikten sonra hafızadan kaydetmek. Gerçek bir tahmin olmadan planlama yanılgısını ölçemez, tahminlerinizi iyileştiremezsiniz. 'Tahmini süre' sütunu işe başlamadan önce doldurulmalıdır. Sophie Leroy'un (2009) dikkat kalıntısı üzerine araştırması — yarım kalan bir görevle ilgili düşüncelerin bir sonrakine taşması — görev değiştirmeden önce nerede kaldığınızı kısaca not etmeniz için de iyi bir nedendir; günlük bunu doğal olarak teşvik eder.

Evet — en güçlü kullanım alanı budur. Yüksek enerji/odak puanlarını günün saati ve görev türüyle karşılaştırın. İki üç hafta içinde en kaliteli odaklanma zaman diliminiz belirginleşir. Cal Newport'un Deep Work (Grand Central, 2016) kitabı, zihinsel olarak zorlayıcı işleri bu zaman dilimine yerleştirmeyi ve onu toplantılardan korumayı önerir. Sabah mı, yoksa öğleden sonra mı derin çalışan biri olduğunuzu genel tavsiyeler değil, verileriniz söyler.